El Mehiški inštitut za socialno varnost (IMSS) je naredila pomemben korak v svoji strategiji digitalne preobrazbe z ugotovitvijo, da elektronski podpis ali napredni elektronski podpisTo bo obvezna zahteva da več postopkov, povezanih z delodajalcem, opravijo prek spleta. Ta odločitev neposredno vpliva na podjetja, delodajalce in zakonite zastopnike, ki upravljajo registracije zaposlenih, prenose in registracije delodajalcev prek spleta.
S tem ukrepom organizacija išče poenostaviti procese, okrepiti informacijsko varnost in zmanjšati porabo papirja v svojih upravnih postopkih. Od datuma, določenega v sporazumu, določenih digitalnih postopkov ne bo več mogoče izvesti, če uporabnik nima veljaven elektronski podpis ki ga je izdala Davčna uprava (SAT).
IMSS bo e-firmo uvedel kot obvezno v spletnih postopkih.
Nova shema je bila opredeljena v soglasje Tehničnega sveta IMSS in objavljeno v Uradni list federacije (DOF)kar mu daje uradni status. Z uveljavitvijo e-podpis ne bo več neobvezen dodatek in bo postal glavno orodje za preverjanje identitete v elektronskih postopkih delodajalcev.
Vodstvo inštituta pojasnjuje, da bo napredni elektronski podpis omogočil natančneje preveriti identiteto vzorcevza zmanjšanje napak pri vnosu podatkov in zagotovitev večje pravne varnosti pri transakcijah, izvedenih prek institucionalnih portalov. To krepi uporabo digitalni kanali kot prednostna metoda za interakcijo z IMSS glede vpisa in prevzema.
Izvajanje te obveznosti ni omejeno na tehnično spremembo, temveč je del hibridni model oskrbe Ta sistem združuje spletne postopke z osebnim izvajanjem določenih postopkov. V vseh primerih, ko se uporablja digitalna metoda, bo elektronski podpis osrednji element za preverjanje pristnosti uporabnika.
Kateri postopki IMSS bodo zahtevali obvezen elektronski podpis?
Sporazum določa, da napredni elektronski podpis bo nepogrešljiv za vrsto spletni postopki delodajalca, zlasti tistih, povezanih z registracijo podjetij in upravljanjem zaposlenih. Med najpomembnejšimi postopki so:
- Registracija delodajalca in vpis v zavarovanje za poklicne rizikepostopek, potreben za registracijo novega podjetja, delodajalca (posameznika ali pravne osebe) ter za nadaljevanje dejavnosti pred IMSS.
- Dodelitev enotne registracije delodajalca (RPU): upravljanje, ki omogoča združevanje več registracij delodajalcev pod enim samim ključem, kar olajša izpolnjevanje obveznosti in nadzor nad premiki.
- Obvestila o spremembah pripadnosti zaposlenih: vključuje nove zaposlitve, odpovedi in spremembe plač, ki se digitalno pošljejo Inštitutu.
V primeru obvestila o spremembah pripadnostiDelodajalec bo lahko uporabil elektronski podpis za elektronsko potrjevanje množičnih vlog informacij, na primer pri podpisovanju PDF-ja z digitalnim potrdilomTo je še posebej uporabno za podjetja z velikim številom zaposlenih. Sistem podpira na primer nalaganje datotek v določeni obliki za več zapisov v eni sami operaciji.
IMSS pojasnjuje, da ko se ti isti postopki izvajajo osebno pri oknuDruge oblike identifikacije in zahteve glede dokumentov bodo še vedno obstajale. Vendar pa bo e-firma (elektronski podpis) obvezno sredstvo za preverjanje identitete delodajalca ali zakonitega zastopnika, kadar se postopek izvaja prek spleta.
Poleg tega je elektronski podpis vključen kot tehnična zahteva v postopke, povezane z Elektronska identifikacijska številka delodajalca (NPIE) y al digitalno potrdilo, instrumenti, ki se uporabljajo za zagotavljanje spletne komunikacije med inštitutom in podjetji.
Datumi in začetek veljavnosti nove obveznosti
Sam sporazum, objavljen v Uradni list zveze Navaja, da bodo nova pravila začela veljati. petnajst delovnih dni po objaviTa rok je bil določen, da bi imeli tako interni oddelki inštituta kot uporabniki čas za prilagoditi se sistemom in zahtevam povezano z elektronskim podpisom.
V praksi to obdobje prestanka veljavnosti pomeni, da od določenega datuma naprej Postopki, ki se začnejo pozneje, morajo nujno imeti veljaven elektronski podpis.Zahteve, oddane po začetku veljavnosti, brez tega elementa overjanja ni mogoče digitalno izpolniti.
Po drugi strani pa IMSS jasno navaja, da postopki, ki so bili že začeti pred začetkom veljavnosti sporazuma Lahko se zaključijo v skladu s prejšnjimi pravili. To pomeni, da ne bo treba preoblikovati tekočih postopkov ali ponovno začeti že vloženih vlog zaradi pomanjkanja elektronskega podpisa, če so se začele v prejšnjem regulativnem okviru.
Navedba datumov in izrecna omemba tekočih postopkov je namenjena preprečevanju zmede med podjetji, s čimer se področje uporabe nove zahteve omeji na postopki, ustvarjeni v okviru nove sheme in ne na postopke, ki so že potekali na poddelegacijah ali elektronskih platformah.
Razmerje do poenostavitve in digitalizacije postopkov
Zahteva po elektronskem podpisu se ne pojavlja ločeno, temveč znotraj širši proces upravne modernizacije ki ga IMSS spodbuja v sodelovanju z zveznimi agencijami za digitalno transformacijo. Eden od ciljev je, da se postopoma večji delež postopkov je mogoče opraviti na spletu brez fizičnega obiska pisarn.
V tem kontekstu se elektronski podpis uveljavlja kot dostopni ključ do spletnih storitevTo dopolnjuje druga orodja, kot so NPIE, digitalna potrdila in prihodnja digitalna datoteka. Ideja je, da se bodo podatki o delodajalcih in zaposlenih upravljali na varnih platformah, z avtomatskimi zapisi o tem, kdo izvaja posamezno operacijo in kdaj je bila izvedena.
Ta pristop je usklajen s trendi, opaženimi v drugih javnih upravah, tako v Mehika, tako kot v različnih evropskih državahkjer sta elektronska identifikacija in digitalni podpisi postala standarda za dostop do vladnih storitev. Čeprav se IMSS osredotoča na mehiški kontekst, je model obvezne uporabe elektronskih podpisov podoben tistemu, ki se uporablja v evropskih sistemih e-uprave.
Poleg tega digitalizacija omogoča navzkrižno sklicevanje na podatke v realnem času z drugimi institucionalnimi bazami podatkov, izboljšati notranje kontrole in zmanjšati ponavljanje dokumentarnih zahtev, kar pomeni manj potovanj in manjšo delovno obremenitev za oddelke z okni in arhivom.
Druge povezane spremembe: biometrični CURP in digitalni zapis
Poleg zahteve po uporabi e-firme (elektronskega podpisa) v spletnih postopkih je IMSS predlagal dodatne prilagoditve načina identifikacije ljudi in shranjevanje podatkov o upravičencih in delodajalcih. Med najpomembnejšimi značilnostmi je Biometrični CURP kot prihodnja referenca za osebno identifikacijo.
Medtem ko se ta dokument v celoti izvaja na nacionalni ravni, bo inštitut še naprej sprejemal veljavni uradni osebni dokumenti s sliko za postopke iz oči v oči. Ko pa bo CURP z biometričnimi podatki na voljo in razširjen, se pričakuje, da bo postal glavno sredstvo za preverjanje identitete pred IMSS na mehiškem ozemlju.
Poleg tega institucija dela na razvoju digitalna datotekaZasnovana kot »ena elektronska datoteka«, ki centralizira osebne podatke, zgodovino transakcij, dokumente in administrativna dejanja, bo ta datoteka postopoma nadomestila tradicionalne fizične arhive, kar bo omogočilo Dokumenti se pregledujejo in validirajo v digitalni obliki. s strani pooblaščenega osebja katere koli upravne enote.
Kombinacija biometrične CURP (edinstvene kode registra prebivalstva), digitalnih zapisov in elektronskih podpisov ustvarja okolje, v katerem se bodo identiteta in podatki delodajalcev in zaposlenih upravljali predvsem elektronsko. Ta sistem, podoben tistemu, ki se že uporablja v več evropskih upravah, si prizadeva za… okrepiti informacijsko varnost in zmanjšati možnosti lažnega predstavljanja ali manipulacije s podatki.
Priporočila za delodajalce in zakonite zastopnike
Glede na skorajšnjo obvezno uporabo elektronskih podpisov v več spletnih postopkih IMSS sam priporoča, da delodajalci, pravni zastopniki in računovodski servisi Da bi se izognili težavam pri upravljanju svojih obveznosti, upoštevajte vrsto previdnostnih ukrepov.
Najprej je bistvenega pomena preverite, ali je elektronski podpis veljavenČe je potrdilo poteklo ali bo kmalu poteklo, ga je priporočljivo podaljšati pri SAT ali, če je primerno, obnoviti geslo ZVESTI z zadostnim predhodnim obvestilom, saj brez aktivnega podpisa ne bo mogoče izpolniti elektronskih vlog, predvidenih v sporazumu.
Prav tako je predlagano, da so osebe, odgovorne za postopke, seznanite se z uporabo elektronskega podpisa na uradnih digitalnih platformahtako iz SAT kot iz IMSS. To vključuje razumevanje, kako se datoteke, povezane s podpisom, gesli in koraki za elektronsko zapečatenje obrazcev (ali Podpisovanje dokumentov Officea) in kako preveriti, ali je bila pošiljka pravilno odposlana.
Nenazadnje je koristno, da si vse predhodno ogledate. Kateri postopki podjetja se izvajajo na spletu? in kateri se bodo še naprej obdelovali osebno, da se bo dokumentacija lahko uredila interno in da se bo lahko določila oseba ali osebe, ki bodo izvajale digitalno zastopanje pred Inštitutom.
S temi spremembami se IMSS premika proti modelu upravljanja, kjer e.firma postane ključni element za delovanje v digitalnih okoljihTo odpira pot tudi elektronskim evidencam in širši biometrični identifikaciji. Za podjetja in delodajalce prilagoditev temu novemu okviru vključuje začetno prilagoditev, pa tudi možnost bolj poenostavljenih, sledljivih in manj papirnih postopkov.
